En enero, el bufete de abogados Crowell & Moring cambió sus oficinas de Nueva York en un edificio de principios de la década de 1980 en Midtown Manhattan por un espacio recién construido en el West Side, que ofrece vistas panorámicas del río Hudson y el puerto de Nueva York.
Pero esta decisión no se trataba sólo de tener una mejor vista. La distribución anterior de las oficinas de la firma de abogados era «esencialmente espacio desperdiciado», dijo Philip T. Inglima, presidente de la firma. Crowell & Moring está haciendo un mejor uso de los metros cuadrados de su nueva ubicación, que incluye características como escritorios para sentarse, tecnología de video para reuniones híbridas y doble acristalamiento para insonorización, dijo Inglima.
Las firmas de abogados más grandes del país han ido perdiendo espacio al incorporar abogados. La inesperada persistencia del trabajo a distancia ha provocado que muchas personas quieran reducir sus propiedades inmobiliarias.
«No tenemos a todos en la oficina todo el tiempo y es por eso que no necesariamente necesitamos una presencia más grande», dijo Sharis A. Pozen, socia gerente regional de la firma de abogados Clifford Chance, para las Américas.
La regla general solía ser 1.000 pies cuadrados por abogado, pero el nuevo punto de referencia se acerca más a los 600 pies cuadrados, dijo Thomas Fulcher, vicepresidente de Savills, la empresa de servicios inmobiliarios.
Como resultado, los despachos de abogados están haciendo más con menos.
Las oficinas espaciosas en las esquinas, personificadas por programas como “Suits” y el éxito de los 80 “LA Law”, son raras y reemplazadas por espacios de colaboración y salas de conferencias equipadas con multimedia. Abogados de toda antigüedad, incluidos los llamados hacedores de lluvia, ahora ocupan oficinas de tamaño similar y mobiliario uniforme.
Coherencia también significa flexibilidad: las salas se pueden transformar fácilmente para diferentes usos y, dado que el movimiento lateral entre empresas es una constante en el sector, es más fácil transferir una oficina de diseño neutral a un nuevo socio.
Las bibliotecas físicas, que durante mucho tiempo fueron una característica de los bufetes de abogados, han seguido el camino del teléfono fijo y el dictáfono. Las decisiones judiciales ahora se publican en formato digital; Como resultado, los libros de casos físicos se han convertido en reliquias, a menudo relegadas a accesorios de televisión.
Y lo que es más importante, las paredes de los archivadores –y las llamadas salas de guerra, llenas de enormes pilas de papel– se están volviendo inútiles a medida que se digitalizan más y más documentos.
Esto puede implicar decisiones difíciles para los abogados que pueden necesitar revisar sus documentos antes de mudarse a una nueva oficina (aunque ayuda que las empresas a menudo alquilen espacio de almacenamiento fuera de las instalaciones). «No hemos sido despiadados, pero sí bastante agresivos» sobre qué llevar y qué tirar, dijo Glen G. McGorty, socio director de la oficina de Crowell en Nueva York.
Alquilar menos espacio de oficina a menudo no siempre se traduce en ahorros. Las oficinas más nuevas y de alta gama suelen tener un precio más alto por pie cuadrado. En última instancia, las empresas “podrían terminar pagando la misma cantidad” o más, dijo Fulcher.
Es un trato que las empresas están dispuestas a hacer. El bufete de abogados Venable, con sede en Washington, ha trasladado su oficina de Nueva York a un espacio de Times Square con más luz y nueva tecnología para videollamadas, dijo Stuart P. Ingis, presidente del bufete.
Pero las nuevas excavaciones conllevan un alquiler más alto. “Si nos hubiéramos quedado, habríamos ahorrado dinero, lo que habría significado más ingresos distribuibles a los asociados al final del año”, dijo.
No todas las empresas ven reducir su tamaño físico. Paul Weiss, por ejemplo, anunció el año pasado que trasladaría su oficina de Nueva York a una más grande, en lo que se comercializó como el mayor arrendamiento comercial de 2023. El verano pasado, Davis Polk renovó su contrato de arrendamiento en Midtown Manhattan, aumentando su superficie cuadrada en un 4,4 por ciento, a 700.000 pies cuadrados.
Los bufetes de abogados han sido un punto brillante en un mercado comercial que de otro modo sería difícil, alquilando 7,8 millones de pies cuadrados en 2023, un 45,1% más que en 2022 y el más alto desde 2019, según Savills.
Las salas de conferencias están construidas para acomodar la última tecnología de audio y video, y los nuevos diseños incorporan cambios pequeños pero importantes, como tomas de corriente en asientos individuales, para que los abogados ya no tengan que luchar por ellos. Las grandes firmas están incluyendo salas para audiencias virtuales después de que muchos jueces pasaron a procedimientos remotos al comienzo de la pandemia, dijo Catherine Heath, directora general de HYL Architecture en Washington.
Clifford Chance, que cuenta con unos 3.700 abogados en todo el mundo, planea trasladar sus oficinas del Midtown al West Side de Manhattan. La nueva oficina tiene 144.000 pies cuadrados distribuidos en cuatro plantas, aproximadamente un 25 por ciento más pequeña que su espacio actual. Esta reducción se produce cuando la oficina de la firma en Nueva York ahora cuenta con 275 abogados.
La nueva configuración «es muy diferente de una configuración tradicional», dijo Pozen, con un espacio de colaboración para dar cabida a una «política de trabajo que pide a la gente que venga al menos tres días a la semana». Las puertas de madera de la oficina fueron sustituidas por cristal transparente. «Hay lugares donde se necesita privacidad, incluidas las salas de tratamiento para nuevas madres», dijo.
El traslado a oficinas más pequeñas se está produciendo en todo el país, no sólo en mercados caros como Nueva York o Los Ángeles. En Chicago, por ejemplo, Chapman y Cutler se habían estado expandiendo durante años en el mismo edificio donde se había establecido la empresa en 1913 (también había añadido espacio en los edificios vecinos). Pero el sentimentalismo no fue un factor cuando la dirección de la empresa estaba considerando sus necesidades inmobiliarias porque el edificio se había deteriorado demasiado.
Había «mucho espacio interior y muy poco acceso a luz natural», dijo Kelley M. Bender, socio operativo principal de la empresa. Y sería difícil adaptar las oficinas antiguas a la tecnología actual, incluida la necesaria para las reuniones híbridas.
La empresa también reconoció que la fuerza laboral había cambiado y requería menos espacio. A los abogados que se comprometen a regresar al trabajo tres días a la semana se les asigna su propia práctica; aquellos que aún no tienen un espacio de oficina, “pero no necesariamente uno con su nombre en la puerta”, dijo Bender.
La decisión de Chapman fue consistente con otras en el mercado de Chicago, dijo Daniel Arends, presidente del grupo de servicios de abogados de Colliers, una empresa de servicios inmobiliarios. Añadió que en los últimos nueve años, 33 despachos de abogados han reducido su plantilla en un 33,53 por ciento en promedio.
Desde la pandemia, las empresas se han centrado más en funciones como la filtración de aire y la acústica, que se han vuelto especialmente importantes con el aumento de las reuniones híbridas. Y además del énfasis en los grandes ventanales, hay más interés en mejorar la iluminación artificial; Es más probable que los arquitectos y diseñadores incorporen capas directas, ambientales y de tareas, dijo Sherry Banaei, arquitecta y directora creativa de Studio Alliance, una firma de diseño en Washington.
Los tribunales son raros: después de todo, los abogados deben guardar secretos y la privacidad es más difícil de controlar en espacios abiertos. Pero otros elementos del diseño de oficinas, como las zonas de bienestar, se han vuelto populares. Y el ocio ha pasado a primer plano: pocos admitirán haber agregado una mesa de futbolín, pero Venable tiene una cancha de bochas reglamentaria en su oficina de Washington.
Existe una visión impresionista de que las oficinas nuevas y bien iluminadas atraerán a los empleados a regresar a la oficina con más frecuencia sin la aplicación estricta de una política de regreso al trabajo. En la nueva oficina de Venable en Nueva York, la teoría se sostiene, dijo Ingis.
Antes de la mudanza, los abogados sólo estaban en la oficina un día a la semana, a pesar de la política de trabajar tres días a la semana. Ahora vienen más a menudo.
«Nuestra tasa de ocupación ahora coincide con nuestra firme política, si no mejor, porque la gente disfruta yendo a trabajar gracias a la calidad de nuestras oficinas», dijo Ingis. «Hicimos esa parte bien».
